Kennzeichnungspflicht von Geschäftsbriefen

Immer wieder erreichen die Landesapothekerkammer  Anfragen, welche Anforderungen an Geschäftsbriefe zu stellen sind.Maßgeblich hierfür ist § 37a Handelsgesetzbuch.

Demnach müssen alle Geschäftsbriefe von im Handelsregister eingetragenen Kaufleuten zwingend folgende Angaben enthalten:
•    seine Firma, also der Name, unter dem ein Kaufmann seine Geschäfte betreibt
•    die Bezeichnung der Rechtsform, z.B. „eingetragener Kaufmann“, „eingetragene Kauffrau“ oder eine allgemein verständliche Abkürzung, insbesondere „e.K.“, „e.Kfr.“
(Bei einer offenen Handelsgesellschaft ist diese Bezeichnung oder die Abkürzung OHG zu wählen.)
•    den Ort der Handelsniederlassung
•    das Registergericht
•    die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist.

Angaben wie die genaue Anschrift, Telefonnummer, E-Mail- und Internet-Adresse etc. zählen indessen nicht zu den Pflichtangaben.  
Die Kennzeichnungspflicht gilt für alle Geschäftsbriefe, mithin auch für E-Mails oder Telefaxe sowie für Bestellscheine und Auftragsbestätigungen. Nicht kennzeichnungspflichtig sind lediglich Mitteilungen oder Berichte, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in denen lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen.

Bei Zuwiderhandlungen gegen die Kennzeichnungspflicht können durch das Registergericht
Zwangsgelder verhängt werden.
§ 37a Handelsgesetzbuch

(1) Auf allen Geschäftsbriefen des Kaufmanns gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen seine Firma, die Bezeichnung nach § 19 Abs. 1 Nr. 1, der Ort seiner Handelsniederlassung, das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist, angegeben werden.

(2) Der Angaben nach Absatz 1 bedarf es nicht bei Mitteilungen oder Berichten, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in denen lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen.

(3) Bestellscheine gelten als Geschäftsbriefe im Sinne des Absatzes 1. Absatz 2 ist auf sie nicht anzuwenden.

(4) Wer seiner Pflicht nach Absatz 1 nicht nachkommt, ist hierzu von dem Registergericht durch Festsetzung von Zwangsgeld anzuhalten. § 14 Satz 2 gilt entsprechend.