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Allgemeines zur Beantragung von Heilberufsausweisen (HBA) und Institutionskarten (SMC-B)

Die Antragstellung ist ausschließlich online im geschützten Mitgliederbereich über das Antragsportal auf der Homepage der LAK Baden-Württemberg möglich. Von anderweitigen Antragstellungen (schriftlich, per E-Mail) bitten wir daher abzusehen.

 

Loggen Sie sich zur Antragstellung bitte mit Ihren Zugangsdaten ein, diese sind Ihr Benutzername und ihr dazugehöriges Passwort.

Nicht notwendigerweise. Es ist möglich, einzelne Daten direkt im Antragsportal abzuändern. Sie können dann nach Abänderung der Daten mit dem Antragsverfahren fortfahren. Wir werden diese dann erforderlichenfalls in der Mitgliederverwaltung abändern. Ihr Antrag wird mit den von Ihnen korrigierten Daten an den ausgewählten Anbieter weitergeleitet. Andernfalls erhalten Sie von uns eine Nachricht per E-Mail.

Wenn im Feld „Akad. Grad“ kein Titel hinterlegt ist und Sie diesen neu eintragen, benötigen wir als Nachweis eine Kopie der Promotionsurkunde. Bitte per E-Mail an: meldewesen(at)lak-bw.de senden. Es werden nur in einem Promotionsverfahren oder gleichgestellt erworbene Doktorgrade berücksichtigt.

Bei Namensänderungen bitte Heiratsurkunde oder Bescheinigung der Namensänderung per E-Mail an: meldewesen(at)lak-bw.de  senden, sonst kann der Antrag nicht weiter bearbeitet werden.

Bitte beachten Sie auch die Hinweise im Antragsportal.

Nein.

Derzeit benötigt nur der Apothekeninhaber einen Heilberufsausweis. Notwendig ist ein Heilberufsausweis aktuell lediglich, um die SMC-B in der jeweiligen Apothekenbetriebsstätte freizuschalten. Dazu ist es auch im Filialverbund ausreichend, wenn der Betriebserlaubnisinhaber im Besitz eines HBA ist.

 

Aktuell sind die einzigen apothekenrelevanten Anwendungen in der Telematikinfrastruktur (TI) der elektronische Medikationsplan (eMP) nach § 31a SGB V und die elektronischen Notfalldaten nach § 291a Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 SGB V.

Weder das Auslesen der elektronischen Notfalldaten noch die Aktualisierung des eMP in der Apotheke bedingen nach den gematik-Spezifikationen zusätzlich zur Nutzung der SMC-B den Einsatz eines Heilberufsausweis.

 

Der Zeitraum, in welchem die Freischaltung der SMC-B ohne erneutes Stecken des HBA wirksam bleibt, ist gegenwärtig noch nicht beschränkt, so dass der Apothekeninhaber nicht jeden Tag mit seinem Heilberufsausweis den Zugang zur TI freischalten muss.

Nein, jeder Antragsteller muss nach persönlichem Login selbst über die Homepage der LAK seinen HBA bestellen, da auf dem Antragsportal des Kartenherstellers ein Post-Ident-Verfahren durchlaufen werden muss. Wir empfehlen dringend Benutzername und Passwort nicht an andere weiterzugeben. Soweit der Inhaber zur Kostenübernahme bereit ist, kann der Mitarbeiter eine abweichende Rechnungsanschrift auf f dem Bestellportal des ausgewählten Anbieters angeben.

Zu Fragen rund um die Beantragung der Karten wenden Sie sich bitte an Frau Nappi (Tel.: 0711 99347-60) oder an Frau Findik (Tel.: 0711 99347-20) oder per mail an meldewesen(at)lak-bw.de, bei rechtlichen Fragen bitte an Herrn Kriessler, stv. Geschäftsführer (Tel.: 0711 99347-13 zwischen 9:30 und 12: 30 Uhr) oder per Mail an uwe.kriessler(at)lak-bw.de.

Aufgrund des Rahmenvertrages zwischen den Kammern und den Anbietern sind sowohl die Konditionen für die Karten als auch die weiteren vertraglichen Regelungen einschließlich des Endnutzervertrages mit allen Anbietern identisch.

Aus Neutralitätsgründen können wir keine Empfehlung aussprechen. Klären Sie vor Antragstellung mit Ihrem Softwareanbieter, ob hier ggf. eine Kooperation mit einem Diensteanbieter besteht.

Die technischen Spezifikationen sehen vor, dass eine 7-10-stellige Mitgliedsnummer bei den Kartenherstellern angegeben werden muss. Da die Mitgliedsnummern der Kammer nur aus sechs Stellen besteht, hängen wir bei der Vorbefüllung noch eine „Null“ an. Diese Änderung erfolgt nur für den laufenden Bestellvorgang, Ihre bisherige Mitgliedsnummer der Kammer bleibt unverändert 6-stellig.

Beantragung des Heilberufsausweises

Die Beantragung erfolgt in zwei Schritten:

1. Antragsstellung über die Homepage der LAK

  • Auswahl des Kartenproduzenten
  • Überprüfung der persönlichen Daten, ggfs. Vornahme notwendiger Korrekturen

Sie erhalten eine elektronische Eingangsbestätigung der LAK und ggfs. eine gesonderte E-Mail, falls Dokumente nachzureichen sind.

Aufgrund des notwendigen Post-Ident-Verfahrens müssen die Antragsdaten und die Daten Ihres Ausweisdokumentes übereinstimmen.
Hinweis für Apothekenleiter/Innen:Als Meldeadresse ist zwingend die Privatanschrift entsprechend Ihrem Ausweisdokument anzugeben, die Angabe der Apothekenanschrift führt zur Zurückweisung beim Post-Ident-Verfahren, wenn sie von Ihrem Ausweisdokument abweicht.

 

2. Bestellung beim ausgewählten Vertragspartner

Sind alle Unterlagen vollzählig und alle Voraussetzungen erfüllt, erhalten Sie per Post einen förmlichen Bescheid durch die Landesapothekerkammer mit einer Vorgangsnummer, die Sie auf dem Antragsportal des ausgewählten Vertragspartners eingeben müssen.

Dieser Bescheid berechtigt Sie auf dem Portal des von Ihnen ausgewählten Diensteanbieters einen Heilberufsausweis zu bestellen.

Für den Bestellvorgang müssen Sie ein Passfoto hochladen.

Am Ende des Bestellvorgangs drucken Sie die für das Post-Ident-Verfahren notwendigen Dokumente aus und führen das Post-Ident-Verfahren in einer Postfiliale durch.

Nach Bestätigung des Produktionsauftrages durch die Kammer stellt der Vertragspartner den Heilberufsausweis her und übersendet ihn an Ihre angegebene Adresse. In einem zweiten Brief erhalten Sie die erforderlichen Zugangsdaten, um den Heilberufsausweis zu nutzen.

Nein. Es genügt ein Antrag auf Erteilung des Heilberufsausweises. Über den von Ihnen gewählten Anbieter können Sie dann mehrere Heilberufsausweise bestellen.

Die Apotheke muss nach den gesetzlichen Regelungen bis zum 30.09.2020 an die Telematik-Infrastruktur angeschlossen sein. Ob dies praktisch möglich sein wird, oder ob es im Einzelfall zu Verzögerungen bei der Lieferung und Installation der Hardware-Komponenten kommen wird, ist derzeit noch nicht absehbar. Wer seine Apotheke definitiv bis Jahresende schließt, kann unseres Erachtens auch von einer Anbindung absehen, wenn er nicht genau in Erfahrung bringen kann, wann eine Installation tatsächlich erfolgen würde. Allerdings können dann auch keine elektronischen Medikationspläne bearbeitet werden.

Wenn Sie Ihre Tätigkeit in einer Apotheke für mindestens zwölf Monate nicht mehr ausüben, haben Sie das Recht Ihren Endnutzervertrag mit Ihrem Anbieter mit einer Auslauffrist von 3 Monaten außerordentlich zu kündigen,

Sind Sie nach Schließung Ihrer Apotheke noch in einer Apotheke tätig, sei es als angestellte/r Apotheker/in oder als freiberufliche Urlaubsvertretung, so besteht kein außerordentliches Kündigungsrecht.

Grundsätzlich kann jede/r Leiter/in einen HBA beantragen. Dies gilt auch für die OHG. Hier kann jeder OHG-Gesellschafter für die Apotheke einen HBA beantragen. Für den Anschluss an die Telematik-Infrastruktur und die Freischaltung der SMC-B ist auch bei der OHG ein Heilberufsausweis ausreichend. Für die Frage der Refinanzierung wenden Sie sich bitte an den dafür zuständige Nacht- und Notdienstfonds.

Um die Filialapotheke an die Telematik-Infrastruktur anzuschließen benötigt der Filialapothekenleiter keinen eigenen HBA. Ein eigener HBA des Filialapothekenleiters wird erst dann benötigt, wenn Funktionen im Rahmen der Gematik genutzt werden sollen oder zur elektronischen Signierung die qualifizierte elektronische Signatur des Heilberufsausweises benötigt wird.

Sie müssen in diesem Fall einen neuen Antrag unter der Angabe des gewünschten Anbietersauf dem Antragsportal der Kammer stellen. Sie erhalten dann einen neuen Bewilligungsbescheid mit Vorgangsnummer und können anschließend bei Ihrem gewünschten Anbieter unter Angabe der mitgeteilten Vorgangsnummer den HBA bestellen.

Für den bereits gestellten Antrag benötigen wir eine schriftliche Mitteilung per Mail an meldewesen(at)lak-bw.de, um diesen zu stornieren.

Haben Sie den Bewilligungsbescheid der Kammer erhalten und wollen dann den Anbieter wechseln, stellen Sie bei der Kammer einfach einen neuen Antrag unter der Angabe des gewünschten Anbieters.

Die Vorgangsnummer des ursprünglichen Bescheids bei dem anderen Anbieter verfällt nach Ablauf von 30 Tagen.

Hierdurch fallen keine Kosten an, diese entstehen erst mit der Auslösung des Bestellvorgangs.

 

Solange Sie noch keine verbindliche Bestellung beim ausgewählten Diensteanbieter ausgelöst haben, ist ein auch Abbruch des Verfahrens auf dem Portal des Diensteanbieters noch möglich. Sie müssen in diesem Fall einen neuen Antrag unter der Angabe des gewünschten Anbietersauf dem Antragsportal der Kammer stellen.

Der Foto-Upload erfolgt auf den Seiten des Kartenproduzenten, also noch nicht im Zuge der Beantragung bei der Kammer. Die Übersendung eines Papier-Fotos ist nicht möglich, es muss im Antragsportal des Kartenproduzenten hochgeladen werden.
Es gibt hierbei keine Anforderungen an ein biometrisches Bild (wie bei Personalausweisen), dennoch beachten Sie bitte folgende Hinweise:

  • Sie sollten frontal in die Kamera blicken. Vermeiden Sie eine geneigte oder gedrehte Kopfhaltung.
  • Die Augen sollten geöffnet und deutlich sichtbar sein und nicht durch Haare oder ein Brillengestell verdeckt werden.
  • Kopfbedeckungen (Ausnahme: religiöse Gründe) sind nicht zulässig.

Es ist nicht notwendig, hierzu einen Fotografen aufzusuchen. Eine Aufnahme mit dem Mobilfunkgerät oder der Digitalkamera vor neutralem Hintergrund ist ausreichend. Die Dateigröße beim Upload darf 1 MB nicht übersteigen

Ja. Der HBA muss innerhalb einer Frist von 28 Tagen durch den Ausweisinhaber freigeschaltet werden. Die Freischaltung erfolgt im Antragsportal des Karten-Anbieters (qVDA). Der Einsatz der Telematikinfrastruktur-Komponenten der Apotheke (Konnektor etc.) ist hierfür nicht erforderlich.

Beantragung der SMC-B

Die Beantragung erfolgt in zwei Schritten:

1. Antragsstellung über die Homepage der LAK

  • Auswahl des Kartenproduzenten
  • Überprüfung der persönlichen Daten sowie der Apothekendaten, ggfs. Vornahme notwendiger Korrekturen

Sie erhalten eine elektronische Eingangsbestätigung der LAK und ggfs. eine gesonderte E-Mail, falls Dokumente nachzureichen sind.

2. Bestellung beim ausgewählten Vertragspartner

Sind alle Unterlagen vollzählig und alle Voraussetzungen erfüllt, erhalten Sie per Post einen förmlichen Bescheid durch die Landesapothekerkammer mit einer Vorgangsnummer, die Sie auf dem Antragsportal des ausgewählten Vertragspartners eingeben müssen. Sie müssen für jede Filialapotheke einen gesonderten Antrag stellen. Sie erhalten für jede Apotheke einen eigenen Bescheid mit einer Vorgangsnummer.

Dieser Bescheid berechtigt Sie auf dem Portal des von Ihnen ausgewählten Diensteanbieters eine SMC-B zu bestellen.

Die Durchführung des Post-Ident-Verfahrens ist bei der SMC-B nicht erforderlich, da die SMC-B nicht über eine qualifizierte elektronische Signatur verfügt. Nach Bestätigung des Produktionsauftrages durch die Kammer stellt der Vertragspartner die SMC-B her und übersendet sie an Ihre angegebene Adresse. In einem zweiten Brief erhalten Sie die erforderlichen Zugangsdaten, um die SMC-B zu nutzen.

Die Apotheke muss nach den gesetzlichen Regelungen bis zum 30.09.2020 an die Telematik-Infrastruktur angeschlossen sein. Ob dies praktisch möglich sein wird, oder ob es im Einzelfall zu Verzögerungen bei der Lieferung und Installation der Hardware-Komponenten kommen wird, ist derzeit noch nicht absehbar. Wer seine Apotheke definitiv bis Jahresende schließt, kann unseres Erachtens auch von einer Anbindung absehen, wenn er nicht genau in Erfahrung bringen kann, wann eine Installation tatsächlich erfolgen würde. Allerdings können dann auch keine elektronischen Medikationspläne bearbeitet werden.

In diesem Fall haben Sie das Recht Ihren Endnutzervertrag mit Ihrem Anbieter mit einer Auslauffrist von 3 Monaten außerordentlich zu kündigen. Im Falle einer Apothekenübernahme muss der neue Inhaber rechtzeitig eine neue SMC-B beantragen.

Als Leiter/in einer öffentlichen Apotheke beantragen Sie die SMC-B über unser Antragsportal auf der Homepage der LAK. Für den Fall, dass eine Ihrer Filialen außerhalb Baden-Württembergs liegt, ist die Apothekerkammer zuständig, in deren Kammerbezirk die jeweilige Betriebsstätte liegt.

Für die Herausgabe der SMC-B-Karte für Krankenhäuser ist die Landesapothekerkammer nicht zuständig. Zuständig ist vielmehr die Deutsche Krankenhaus TrustCenter und Informationsverarbeitung GmbH (DKTIG). Deren Gesellschafter sind die Deutsche Krankenhausgesellschaft und die 16 Landeskrankenhausgesellschaften. Nähere Informationen zur Beantragung der Karten und den Refinanzierungsvereinbarungen zwischen dem GKV – Spitzenverband und der Deutschen Krankenhausgesellschaft finden Sie unter https://www.dktig.de/de/trustcenter/trustcenter-smc-b

Sie müssen in diesem Fall einen neuen Antrag unter der Angabe des gewünschten Anbietersauf dem Antragsportal der Kammer stellen. Sie erhalten dann einen neuen Bewilligungsbescheid mit Vorgangsnummer und können anschließend bei Ihrem gewünschten Anbieter unter Angabe der mitgeteilten Vorgangsnummer die SMC-B bestellen.

Für den bereits gestellten Antrag benötigen wir eine schriftliche Mitteilung per Mail an meldewesen(at)lak-bw.de um diesen zu stornieren.

Haben Sie den Antrag auf dem Portal der Kammer gestellt und schon den Bewilligungsbescheid der Kammer erhalten und wollen dann den Anbieter wechseln, stellen Sie bei der Kammer einfach einen neuen Antrag.

Die Vorgangsnummer des ursprünglichen Bescheids bei dem anderen Anbieter verfällt nach Ablauf von 30 Tagen.

Hierdurch fallen keine Kosten an, diese entstehen erst mit der Auslösung des Bestellvorgangs.

Nein. Nach Auskunft aller gegenwärtig im Apothekensektor tätigen Karten-Anbieter (qVDA) gegenüber der Bundesapothekerkammer (BAK) ist die „Freischaltfrist“ für die SMC-B deaktiviert. Somit muss die SMC-B, anders als der HBA (siehe Frage A.I.4.), nicht innerhalb einer bestimmten Frist freigeschaltet werden.

Einzelne Karten-Anbieter weisen in den im Zusammenhang mit Auslieferung der SMC-B versendeten PIN-Briefen allerdings auf eine Freischaltfrist hin. Hintergrund dieses Hinweises ist lediglich das Interesse der Karten-Anbieter daran, dass die Freischaltung der SMC-B möglichst zeitnah erfolgt, um den Erhalt der Karte nachvollziehen zu können.

Besonderheiten im Filialverbund

Sie benötigen für jede Ihrer Filialen eine SMC-B. Das bedeutet, Sie müssen für die Hauptapotheke und für jede Ihrer Filialen einen eigenen gesonderten Antrag stellen.

Im Antragsportal werden Ihnen die Angaben der Apotheke(n) angezeigt. Werden mehrere Apotheken betrieben, können Sie hier mittels des Dropdown-Feldes die gewünschte Apotheke auswählen. Bitte beachten Sie, dass eine Mehrfachauswahl nicht möglich ist.

Es ist die Apothekerkammer zuständig, in deren Kammerbezirk die jeweilige Betriebsstätte liegt. Liegt die Filialapotheke z.B. in Bayern, erhalten Sie die SMC-B bei der dortigen Landesapothekerkammer.

Nein. Um die SMC-B zu aktivieren und die jeweilige Betriebsstätte an die Telematik-Infrastruktur anzuschließen, benötigt der/die Inhaber/in der Apotheke nur einen HBA. Das bedeutet, es wird insgesamt nur ein HBA benötigt, auch wenn mehrere Filialapotheken betrieben werden.

Um die Filialapotheke an die Telematik-Infrastruktur anzuschließen, benötigt der/die Filialapothekenleiter/in keinen eigenen HBA. Ein eigener HBA der/s Filialapothekenleiterin/s wird erst dann benötigt, wenn Funktionen im Rahmen der Gematik genutzt werden sollen oder zur elektronischen Signierung die qualifizierte elektronische Signatur des Heilberufsausweises benötigt wird.

Refinanzierung

Die Refinanzierungsvereinbarung für die Kosten der Telematik-Infrastruktur wurde zwischen Deutschem Apothekerverband und dem GKV-Spitzenverband abgeschlossen. Die Vereinbarung gilt zunächst für die Fachanwendung des elektronischen Medikationsplans und der Arzneimittelsicherheit. Für weitere Fachanwendungen (e-Rezept) müssen später erneut Verhandlungen durchgeführt werden.

Jede/r Apothekeninhaber/in hat Anspruch auf pauschale Erstattung der Erstausstattungs- und Betriebskosten. Dies setzt voraus, dass die Apotheke an die Telematikinfrastruktur angeschlossen und das entsprechende Modul für die Fachanwendung in der Apothekensoftware betriebsbereit ist.

Apothekeninhaber/innen erhalten als einmalige Betriebskostenpauschale die Kosten für eine SMC-B pro Apothekenbetriebsstätte (Haupt- und Filialapotheken), jedoch unabhängig von der Anzahl der Betriebsstätten nur die Kosten für einen HBA erstattet.

Näheres zur Beantragung und Auszahlung gibt der dafür zuständige Nacht- und Notdienstfonds auf seiner Webseite (https://www.dav-notdienstfonds.de/ti-themen/uebersicht/) bekannt.

Grundsätzlich erfolgt die Refinanzierung der einzelnen Karten derzeit über einen einmaligen Pauschalbetrag. Für Fragen, ob eine Rückerstattung der Pauschalen zu erfolgen hat, wenden Sie sich bitte an den dafür zuständige Nacht- und Notdienstfonds.

Zwischen dem DAV e. V. wurde am 24.06.2020 in Abstimmung mit dem Spitzenverband Bund der Krankenkassen (GKV-SV) vereinbart, dass im Rahmen der Abwicklung der TI-Vereinbarung in Bezug auf die Erstattungspauschalen für die HBA-Smartcard jeder Gesellschafter einer in der Rechtform oHG oder GbR geführten Apotheke einen Anspruch auf die Zahlung der einmaligen Betriebskostenpauschale für die HBA-Smartcard hat. Dazu ist es allerdings notwendig, dass im Rahmen der TI-Antragstellung, der jeweilige Vertretungsbefugte dem NNF als Abrechnungsstelle für die TI-Vereinbarung einen entsprechenden Nachweis der Gesellschafterstruktur (Kopie der Betriebserlaubnisse, Handelsregisterauszug, Gesellschaftervertrag) übersendet.